Opprette en godt utformet faktura: trinn for trinn
Kjedelig papirarbeid er noe av det som er nødvendig å være frilansdesigner.
Det er rett og slett ingen vei rundt det, hvis du vil spore og administrere betalinger fra klienter, må du sette opp et faktureringssystem. Det er ikke alle dårlige nyheter; den morsomme delen er at du faktisk kommer til å designe en tilpasset faktura.
I dag skal vi gå gjennom å designe en faktura fra bunnen av. Jeg vil være så dyptgående som mulig og inkludere alt du trenger å vite, fra det absolutte grunnleggende til avanserte funksjoner og til og med litt designteori.
Det grunnleggende
La oss starte med den nakne strukturen. For det første skal fakturaen din ligge på et standardark (8, 5 ″ x 11 ″ eller omvendt) slik at klienten kan skrive ut den uten problemer. Oddsen er at de vil holde det digitalt, men for enkelhets skyld er det best å holde seg til standardbrevformatet.
Deretter bør det inneholde navnet ditt (eller firmanavnet) og grunnleggende kontaktinformasjon. Du vil være grundig og inkludere din fysiske adresse, e-postadresse, telefonnummer og alt annet relevant. Med mindre du har en god grunn til å skjule noe av denne informasjonen for en klient, bør den alle være der for regnskapsmessige og registrerende formål (til deres fordel, ikke din).
Du vil også inkludere fakturadato samt fakturanummer. Det er ikke nødvendig å opprette et fakturanummer, men det er nyttig både for ditt eget og kundens filsystem. Hvordan du går for å opprette et fakturanummeringssystem er helt opp til deg. Det kan ganske enkelt være datoen strippet ned til tall eller en grunnleggende løpende fortelling (001, 002, 003 ... 110, 111, 112) for antall fakturaer du har sendt det året.
Formidle merkevaren og stilen din
Siden du faktisk er en designer, bør du selvfølgelig designe fakturaen slik at den passer til ditt personlige eller bedriftsmerke. Det primære målet er å gjøre det funksjonelt, men et viktig sekundært mål er å gjøre det attraktivt.
Hvordan du bruker ditt spesifikke merke er opp til deg. Jeg foreslår at du tar inspirasjon fra noe du allerede har opprettet, for eksempel et nettsted, brevpapir eller visittkort. Jeg brukte nettstedet Design Shack som utgangspunkt for fargeinspirasjon og fontvalg og kom med følgende overskrift:
Det er enkelt, men det får jobben gjort og formidler definitivt det klassiske, gamle utseendet på nettstedet vårt. For å legge til litt mer teft, kastet jeg en virvlende vektor i nedre høyre hjørne. Det er funksjonelt overflødig, men vil gi litt moro til sluttproduktet uten å distrahere for mye fra hovedinnholdet. Legg merke til at jeg har redusert åpenheten med en god del, så den ikke skiller seg ut så mye.
Lesbart rutenett
Deretter trenger du et område for å liste ut hva det er du fakturerer klienten for. Selv om du fakturerer et enkelt prosjekt, del opp tiden din i seksjoner slik at klienten din tydelig kan se hva du får betalt for å gjøre. Noen ganger vil et enkelt varenummer med totalt tjene deg en rasende samtale fra en klient som krever å vite hvorfor han betaler deg så mye. Summen er mye mer sannsynlig å bli akseptert hvis du gjør det ekstremt klart hvor mye arbeid du gjorde.
Målet her er tydelig, lesbar informasjon. Jeg anbefaler å bruke seberstriping eller et synlig rutenett for å øke lesbarheten. For mer inspirasjon på lesbare rutenett, sjekk innlegget vårt om å lage fantastiske bord.
Gjør rom for detaljerte beskrivelser
Det er ofte slik at nettløsningen over er et skritt i riktig retning, men ikke er helt nok. Noen designere og / eller klienter foretrekker en detaljert beskrivelse av hver ordrelinje. I disse tilfellene er det bare å bygge i en rad mellom hvert element med litt ekstra høyde. I eksemplet nedenfor bestemte jeg meg for å beholde sebra striping-metoden og innrykke beskrivelseskopien for å opprettholde kontrasten mellom de to.
Legg merke til at jeg også har lagt til en stor, fet sum. Dette nummeret vil sannsynligvis være den viktigste informasjonen for både avsender og mottaker av fakturaen. Følgelig er det ingen nytte å skjule det. Få den til å skille seg ut slik at leseren kan fange den på et øyeblikk.
Betalingsfrist
Denne er viktig. Noen kan se en betalingsfrist på en designfaktura som formodende eller uhøflig, men jeg anser det som en nødvendighet hvis du fakturerer en klient som du ikke har gjort mye arbeid med før. Du er en profesjonell, og du bør ikke la noen behandle noe annet. Hvis du har gjort arbeidet på en tilfredsstillende måte, fortjener du respekten for en bestemt lønningsdato. I de fleste tilfeller får designeren en frist for kunstverket, og det er derfor helt rimelig å gi klienten en betalingsfrist. Bare pass på at dette ikke blir en overraskelse for dem. Du bør sette opp en standard retningslinje, for eksempel "alle betalinger som skal betales innen en uke etter datoen fakturaen er mottatt" og presentere denne informasjonen for klienten før noe arbeid begynner.
Igjen har jeg gått med et enkelt designelement, men gjort det dristig nok til å skille seg ut. Du vil ikke få det til å smelte sammen for mye, og dermed gi noen en god unnskyldning for å si at de ikke så det.
Gjør betalingsbetingelsene klare
Sammen med betalingsdato må du inkludere spesifikke krav du har til betaling. Dette inkluderer all generell tekst for å styrke forfallsdato, dine foretrukne og aksepterte betalingsmåter, retningslinjene dine for avvisningssjekk osv.
Det du legger her er helt opp til deg. Du vil være kort, men grundig nok til å forsikre deg om at du er dekket i tilfelle krangel eller uønsket situasjon. Når du arbeider med flere og flere kunder, vil du revidere denne delen for å passe til alle scenarier du ofte kommer opp i.
Jeg har også inkludert et vennlig, uformelt skilt av-område. Dette er et flott sted for notater angående spesifikke jobber osv. Fakturaer kan være litt kalde og uformelle, ikke vær redd for å gi litt personlig vennlighet.
Fullført design
Det er alt det er å gjøre. Du vil uten tvil ha noen tilpassede informasjonsområder å inkludere, men som omtrent dekker den typiske designfakturaen. Sjekk ut det ferdige produktet nedenfor.
En liten designteori
Jeg har strukturert fakturautformingen på en veldig bevisst måte for å påvirke leseren. Det er tre primære opplysninger vi ønsker at klienten skal legge merke til: Hvem den kommer fra, når den skal og hvor mye den er til. Alt annet er absolutt fortsatt viktig, men til slutt sekundært til denne nøkkelinformasjonen. Se nedenfor for å se designkonsistensen jeg har brukt for å oppnå et visuelt hierarki.
For de viktige elementene har jeg brukt en jevn farge som står i kontrast til bakgrunnen og forstørret / uthevet disse elementene slik at de skiller seg ut fra alt annet på siden. På denne måten tar leseren inn disse tre informasjonsbitene, selv om de bare skumler siden i et minutt. Prøv å se på det ferdige designet ovenfor uten å lese noe med vilje. Legg merke til at selv når øynene slynger seg rundt siden, trekkes de instinktivt til elementene med mest kontrast.
tilgjengelighet
En siste merknad om designet. Legg merke til at den er optimalisert for utskrift utover det tidligere nevnte størrelseskravet. Hvis du skriver ut denne fakturaen på en enkel svart / hvit laserskriver, skal den se bra ut. All informasjonen vil beholde sin lesbarhet, og det visuelle hierarkiet vil ikke bli kompromittert. Siden det ikke er noen mørke fyll som er større enn topptekstlogoen, bør den bruke en minimal mengde toner.
En annen viktig ting å vurdere er filstørrelse og format. Du vil lagre den i et format som er allment akseptert, for eksempel .pdf eller .doc, og se for å sikre at du holder det under noen hundre kB på det aller meste (jo mindre desto bedre). Dette sikrer at filen ikke blir blokkert av noen kresen e-postservere og at den enkelt kan mottas av noen med mindre enn fantastisk internettforbindelse.
Disse kan virke som ubetydelige detaljer, men de små tingene spiller en stor rolle i andres oppfatning av dokumentet. En god faktura er en som ikke gjør deg til teknisk support for alle som prøver å motta den.
Flere funksjonsideer
Bare for å avslutte diskusjonen vår om nyttige funksjoner, her er noen flere du ønsker å inkludere:
- Automatiske totaler: Bygg fakturaen din i Excel eller Numbers og installasjonsformler for å gjøre all irriterende matematikk for deg!
- Interaktiv PDF: Det er mye du kan gjøre med en PDF for å gjøre den mer interaktiv, men det er best å holde den begrenset til funksjoner som kan brukes av de fleste lesere, for eksempel å konvertere e-post eller nettadresse til levende lenker (klikkbar)
- PayPal-integrasjon: Ta den online og inkluder en PayPal-knapp for å gjøre det enkelt for klienter å koble seg til tjenesten og sende deg penger.
Fakturering av applikasjoner
Vil du ikke bry deg med problemer med å lage dine egne fakturaer? Sjekk ut disse artiklene på webapper som hjelper deg med å få jobben gjort.
- Seks revisjoner: 20 faktureringsverktøy for nettdesignere
- 1. nettdesigner: 5 gode gratis verktøy for fakturering
- Tripwire Magazine: 30+ viktige frilanserverktøy for sporing, fakturering og fakturering av utgifter
Vis meg din
For å oppsummere, bør en godt designet faktura fokusere på tre viktige aspekter: Hvem den kommer fra, når den skal og hvor mye den er til. Sørg også for å spesifisere arbeidet ditt og gi grundige beskrivelser for å forhindre forvirring. Til slutt, gi den litt av din egen personlighet uten å distrahere for mye fra det primære innholdet.
Nå som du har sett mitt forsøk på en anstendig faktura, gi oss beskjed om hva du ville gjort for å gjøre det enda bedre. Bedre ennå, ta med en lenke til din egen faktura og fortell oss om de viktigste funksjonene.
Vær vår venn!
Liker artikkelen? Sørg for å følge med på Twitter og Facebook.
