Slik gjør du regnearkene mindre lamme
Regneark er halt. Det er ingen to måter å gjøre det på. Vi designere hater regneark fordi de er et lysende eksempel på kjedelige data som presenteres på en kjedelig måte.
Dessverre for designere er regneark et nødvendig onde og kan til og med kalles et flott og essensielt verktøy i forretningsverdenen. I dag skal vi se hvordan du kan forbedre estetikken og lesbarheten til regnearkene dine med noen få super-grunnleggende designprinsipper som bokstavelig talt alle kan følge. La oss komme i gang!
Utforsk Envato Elements
Startdokumentet
For å begynne trenger vi et faktisk regneark. Her er en med nesten null formatering. Det er en haug med data som er kastet inn og ordnet i seksjoner, men ikke mye annet har blitt gjort.
Fix Your Alignment
Som jeg påpeker i nesten alle designdiskusjonene våre, vil tendensen her være å midtlinje alle eller mange av kolonnene som i eksempelet ovenfor. Av en eller annen grunn har vi det i hodet at en senterjustering gjør dataene lettere å lese.
I virkeligheten får sentralt justerte datakolonner øynene dine til å følge en ujevn kant, og har derfor en tendens til å ta lengre tid å lese på grunn av den økte bevegelsen (subtile, men tilstedeværende).
For å løse dette problemet, la oss gi alle dataene en sterk venstrejustering. Dette kan virke kjedelig (er det ikke det vi prøver å unngå?) Men stol på meg, det gjør dokumentet mye mer attraktivt og brukervennlig.
Lag klare overskrifter
Startarket vårt har allerede tatt et betydelig skritt for å lage overskrifter som skiller seg ut ved å formatere topptekstene i alle caps. Selv om dette på ingen måte er en nødvendighet, hjelper det dem tydelig å skille seg ut fra resten av innholdet.
Imidlertid må vi ta dette prinsippet litt lenger for at det virkelig skal være effektivt. Hvis du ser rundt på bildet over, vil du legge merke til at teksten fremdeles i utgangspunktet ser like ut. Du vil sannsynligvis intuitivt vite hvordan du løser dette, men sørg for at hvert skritt du tar i utformingen av et dokument er forsettlig med klar logikk.
Som du sikkert har gjettet, kommer vi til å gi lyst på overskriftene. Dette er en rask og enkel måte å sørge for at topptekstene får den oppmerksomheten de fortjener.
Husk å ikke bli gal med fet skrift, nå som du har gjort fet tekst til den viktigste skillet mellom overskriftene, vil du fetere for mye annet føre til visuell forvirring. Hvis du prøver å gjøre alt spesielt, blir ingenting spesielt.
Bruk farger for godt og ikke ondt
Det er enkelt og morsomt å legge til farger, ikke sant? Du kan ikke gå galt med litt farge! Gjett igjen. Jeg så et faktisk regneark her om dagen som brukte farger som ligner på det nedenfor.
Det kan være vanskelig for mange å godta dette, men dette er stygt. Og jeg mener ikke at det bare er litt for travelt, jeg mener uopprettelig, gjør øynene til å blø stygg. Hvis du ender opp med noe vagt som minner om regnearket over, sletter du alt og begynner på nytt fordi du har mislyktes.
Nøkkelen til å bruke farge i et regneark er å bruke tilbakeholdenhet. Ikke oppfør som et barn som nettopp fikk sitt første malingssett. Tenk i stedet på hvor farge virkelig vil forbedre lesbarheten til dokumentet. Husk at i tilfelle vi fokuserer på overskriftene. Dette er et naturlig sted å begynne med fargen.
Ser du hvor mye overskriftene virkelig fanger oppmerksomheten din nå? Denne lille fargen har forbedret hastigheten du kan skanne dokumentet på, fordi hver seksjon nå er tydelig definert.
Zebra Striping
Zebra striping er et annet utrolig nyttig verktøy som lett kan ødelegge et dokument i gale hender. Grunnen til at vi implementerer det er fordi tallene som kommer over til høyre ikke er veldig enkle å få kontakt med kategoriene til venstre. Øynene dine må krysse for mye mellomrom og kan lett gå seg vill og bosette seg på feil nummer.
Sjekk hvor mye dette er forbedret med noen få enkle striper.
Nå er det mye lettere å koble de fjerne tallene til riktig kategori. Legg merke til hvor subtile stripene er. Hvis jeg hadde gjort dem mørkere, ville de begynt å konkurrere med overskriftene om visuell fremtreden. Dessuten er litt kontrast bra hvis det plasseres på de rette stedene, for mye kontrast på hele siden kan gjøre øynene dine vondt.
Rom for å puste
En tendens jeg ser i mange regneark, er å formatere cellene slik at de bare er store nok til å passe til innholdet og ikke en brøkdel av en tomme større. Logikken er fornuftig, du prøver å stappe mye informasjon inn i en liten plass for å spare papir, rulle osv.
Mens du prøver å spare plass, ofrer du ofte mye av attraktiviteten til designen. Ikke vær redd for et lite mellomrom, både i høyde og bredde. Mange regneark i disse dager forblir rent digitale og blir aldri skrevet ut, så papirargumentet gjelder ikke alltid.
Den eneste forskjellen mellom regnearket over og det nedenfor er at jeg la litt høyde og bredde til cellene. Hvis du ser raskt på hvert, kan du ikke la være å føle at topparket ser litt slurvete og uprofesjonelt mens det nederste kjennes rent og pent ut.
Bryt ut av regnearket
Husker du hva jeg sa i begynnelsen av artikkelen? Regneark er kjedelig. Selv med alle de små justeringene vi har laget, har du fremdeles en stor kjedelig side full av tall.
Hvis du sender inn en rapport til sjefen din, klienten eller læreren din og overleverer et enkelt regneark, er det ikke mye å være imponert over utenfor formateringen (og arbeidet ditt selvfølgelig). Imidlertid er det best å gjøre et flott inntrykk rett utenfor flaggermusen, så snart personen ser dokumentet. Tilbake på college kan jeg ikke fortelle deg hvor mange av professorene mine i handelshøyskolen som skrev “Ser fantastisk ut!” på en rapport som jeg slo inn, bare fordi jeg gikk et skritt utover alle menneskene som leverte inn et rent dokument.
Den beste måten jeg har funnet på å fikse et regneark er å drepe regnearket. Det jeg mener med dette er å bruke regneark mer som en rask og enkel måte å formatere et fancy bord og mindre av et sluttprodukt. Gitt, hvis du stadig trenger å oppdatere tall i et ark fullt av formler, må du beholde regnearket. I de fleste andre tilfeller, selv om du kan forbedre sluttproduktet ditt enormt ved å gjøre noe som dette:
Plutselig ser de kjedelige dataene våre fantastiske ut! Årsaken til dette er at vi ikke blir overveldet av det gigantiske rutenettet med uendelige data, men i stedet ser håndterbare biter av tydelig atskilt og lett lesbar informasjon.
Dette dokumentet ser så mye bedre ut enn det originale regnearket at sjefen din uten tvil vil gi deg en forfremmelse og et løft for dine blendende designferdigheter. Ok, sannsynligvis ikke. Faktisk kan det bare føre til at du blir fast fast i jobben med å fikse alle andres regneark!
Konklusjon
For å oppsummere, har alle i profesjonelle verden hatt sin rettferdige del av halt, vanskelig å lese regneark. Jobben din fra dette tidspunktet er å alltid vurdere hvordan du kan forbedre både funksjonaliteten og estetikken i dokumentene dine.
Husk å se på justeringene dine, lage tydelige overskrifter, bruk farge med omhu og selektivt, vurder å bruke subtil sebra striping og alltid bryte ut av regnearket for sluttproduktet (når du kan).
Legg igjen en kommentar nedenfor og gi oss beskjed om triksene du bruker for å forbedre regnearkene dine. Det er fortsatt mange gjenstander igjen for deg å diskutere og prøve: å fremheve viktige celler, variere skrifter, differensiere den første kolonnen og mye mer.
