Sitat Robot 2: Opprette imponerende klientforslag ble bare enklere

Som designer eller utvikler er papirarbeid sannsynligvis et nødvendig onde, ikke noe du liker spesielt godt. Oppgaver som å opprette og administrere klientsitater og sende fakturaer kan være irriterende eller til og med skremmende.

Heldigvis er QuoteRobot her for å effektivisere prosessen for deg. Vi tok en titt på denne flotte appen da den først ble lansert, men nå har den blitt fullstendig overhalt for versjon to, så det er på høy tid at vi har fått en ny titt!

Kontooppsett

I denne artikkelen skal jeg gi deg en førsteklasses omvisning i QuoteRobot. Vi starter helt fra begynnelsen med kontooppsett og fortsetter hele veien gjennom å lage tilbud og fakturaer.

Det første trinnet i denne prosessen er åpenbart å opprette en konto. Dette er ganske enkelt. Du trenger ikke et kredittkort for å registrere deg (det er en 30 dagers gratis prøveperiode), bare et navn, beliggenhet og timepris, som alle kan endres senere.

Når du registrerer deg, har du muligheten til å importere data (inkludert klienter) fra Harvest eller FreshBooks. Hvis du allerede har brukt en sunn del av tiden på å bli satt opp i et av disse systemene, er dette en flott funksjon som virkelig effektiviserer startprosessen.

Vi er alle ferdige med påmeldingsprosessen, men før vi fortsetter, får vi en delelink som tjener oss gratis måneders bruk. Hvis du skal abonnere på denne tjenesten, vil det være flott å få en måned gratis nå og da når en venn melder seg på.

Opprette et tilbud

Kontooppsett var enkelt, men nå er det på tide å virkelig grave seg inn og sjekke prosessen for å opprette tilbud. Spoilervarsel: det er omtrent like enkelt som det siste trinnet. QuoteRobot gjør alt så enkelt som å fylle ut noen få nettformer. Før du vet ordet av det, har du flotte tilbud og fakturaer klare til å sendes ut til klienter. La oss begynne.

Trinn 1. Legg til en klient

Trinn en for å opprette et tilbud er å sørge for at du har en klient. Det er enkelt å legge til en, bare gå til “Klienter” i sidefeltet og skriv inn grunnleggende informasjon. Det tar bare fire felt å opprette en klient, så du vil være i gang på kort tid.

Trinn 2. Velg en klient

Nå som vi har en klient å jobbe med, bytter du tilbake til tilbudsfanen og velger den klienten fra rullegardinmenyen. Herfra, trykk på “Neste trinn” -knappen.

Trinn 3. Legg til sider

Den høyre siden av skjermen skal utvides for å vise en meny full av mulige sider. Dette er de individuelle brikkene som utgjør et tilbud, og vi kan legge dem til når du vil med et klikk. Jeg skal gå gjennom hver, slik at du kan se hva de gjør.

Trinn 4. Tittelside

For tittelsiden er alt du trenger å gjøre å sette inn en prosjekttittel, resten av sidedesignet og innholdet blir ivaretatt automatisk. Hvis du ikke liker teksten som er satt inn automatisk, kan du tilpasse den i innstillingene dine.

Trinn 5. Tekstside

Den neste tilgjengelige siden er en enkel tekstside. Du kan bruke dette til alt du vil, men det er typisk der du legger ting som prosjektbeskrivelse, omfang og vilkår for avtalen.

Som du kan se på bildet over, vises alle sidene dine som moduler som vises i en fin vertikal liste. Å lage og redigere klientsitater er like enkelt som å bla gjennom og fylle ut skjemaene, det er egentlig aldri mer komplisert enn det.

Trinn 6. Tidslinje

Neste opp er prosjektets tidslinje. Dette er favorittfunksjonen min i QuoteRobot, for det er den delen som jeg sannsynligvis vil kaste bort mest mulig tid på å konstruere på egen hånd. Her legger du inn tidslinjelengden, deretter setter du opp milepæler og valgfrie betalingspunkter.

Trinn 7. Sitat

Dette er siden der du fordeler de enkelte delene av prosjektet, hvor lang tid de vil ta og hvor mye de vil koste. Designere suger kjent til å effektivt kommunisere til kundene hvor store og kostbare prosjekter er før arbeidet begynner. Dette enkle verktøyet vil hjelpe deg å gi dine kunder nøyaktig det de trenger å vite på forhånd.

Dette beskytter deg så vel som klienten din. Senere, når det er tid for dem å gaffle over en sjekk, kan klienten ikke si at de ikke forsto hva det var snakk om eller hva det ville koste. Det hele er lagt opp her, og arbeidet starter ikke før de klikker på "godkjenne" -knappen.

Trinn 8. Forhåndsvisning og nedlasting

Når du er ferdig med å legge til sider og fylle ut skjemaene, er du klar til å se, laste ned og / eller sende det ferdige tilbudet. Hvis du klikker på den lille øye-knappen øverst på skjermen, vil du se den genererte endelige forhåndsvisningen av hele sitatet på flere sider.

Last ned : Klikk her for å laste ned et eksempel på tilbud.

Som du kan se, ble informasjonen du la inn i skjemaene automatisk formatert til en fin layout. På denne måten bruker du tiden din bare på å få detaljene riktig, i stedet for å kaste bort en hel dag på å lage noe som ser presentabelt ut.

Hvis du vil se den ferdige eksemplerapporten som jeg opprettet, kan du laste ned PDF-filen ved å klikke på lenken over.

Trinn 9. Klientgodkjenning

Hvis det ferdige tilbudet ditt er fornøyd, er det på tide å sende det til klienten. Bare klikk på "Send" -knappen så klienten din vil motta en e-post med en lenke for å se tilbudet online og laste ned en PDF.

Som du kan se, vil klienten få to alternativer som svar på tilbudet: godkjenne eller avvise. Igjen, dette gjør dobbelt sikker på at du ikke begynner å jobbe før kundene dine har gitt deg tommelen for både prosjektdetaljer og kostnader.

Trinn 10. Fakturering

QuoteRobot lar deg ikke drive etter sitatet. Det ser ting helt til ved å tilby fakturafunksjonalitet også. Når et prosjekt er fullført, er alt du trenger å gjøre å klikke på Faktura-fanen, velge et tilbud og det blir automatisk konvertert til en faktura for å sende til klienten.

Hvordan er det?

Jeg elsket virkelig QuoteRobot forrige gang vi så på det, og det har blitt bedre siden den gang. For det første har brukergrensesnittet for hele appen forbedret seg dramatisk. Jeg elsker hvor elegant hele saken ser ut. Det er også superenkelt å finne veien rundt.

En strømlinjeformet arbeidsflyt

Den forrige versjonen hadde et slags dra og slipp-grensesnitt for å bygge sitater. Dette var hyggelig, men det var mer arbeid og ærlig talt, mye av det arbeidet var overflødig. Denne nye versjonen har fjernet alle unødvendige komponenter, slik at du kan brise gjennom tilbudsoppretting i løpet av minutter.

Jeg setter veldig pris på at initiativet som er involvert i å revurdere denne appen for å bli enda bedre, selv når det på overflaten virket som ting ble strippet ut.

Verdt $ 10 / måned?

"Det er på tide å erstatte spredt e-postkommunikasjon og telefonsamtaler med en godkjenningsprosess for en stor gutteklient."

Pålydende vil jeg gå foran og si at funksjonaliteten til appen fortjener prisen. Det er ikke bare en veiviser for å lage papirer, det er et komplett tilbud og fakturahåndteringssystem som vil hjelpe deg med å holde deg oppdatert på lang sikt (med statistikk og rapporter som hjelper til med å spore suksessen).

Hvorvidt du trenger dette eller ikke, avhenger av hvem du er og hva du gjør. Hvis du finner ut at du sender ett eller to pristilbud per år, kan det hende at dette ikke er noe for deg. Imidlertid, hvis du synes du brenner en betydelig mengde tid på papirer, kan QuoteRobot dramatisk forenkle livet ditt.

Videre tror jeg det er et enormt marked her for designere og utviklere som er på et sted der de flyr solo, som driver et selskap ved setene på buksene uten noe form for offisielt system for å spore og styre forretningsaspektet. Hvis dette er deg, bør du absolutt se nærmere på QuoteRobot.

Det er på tide å erstatte spredt e-postkommunikasjon og telefonsamtaler med en godkjenningsprosess for en stor gutteklient, og dette er den enkleste måten jeg vet om at du kan snakke rundt hva det innebærer.

Tilbakemelding: Flere temaer

Totalt sett har jeg ikke noen store klager på QuoteRobot. Jeg la den gjennom tempoene og den fungerte ganske bra på alle fronter uten problemer. Den ene tingen som jeg ble skuffet over var mangelen på et ordentlig temagalleri. Jeg elsker at jeg har muligheten til å bygge og laste opp mine egne temaer, men jeg tror at for $ 10 / måned, bør jeg få minst fem forskjellige forhåndsbygde designtemaer å velge mellom (dette skal være så enkelt som et klikk eller to) . Standardtemaet er fint nok til at jeg ikke har noe imot å bruke det, men gitt at designere er et stort mål for dette produktet, vil litt variasjon gå langt.

Gå Prøv det!

Det er mange faktureringsapplikasjoner på nettet, men QuoteRobot er den eneste jeg noen gang har prøvd som hjelper deg langt før faktureringstrinnet til og med begynner. Jeg tror denne appen har et hovedmål: å gjøre det enkelt å administrere forslag. I dette lykkes det definitivt. Prosessen er herlig enkel.

Hvis du er interessert, kan du sjekke ut QuoteRobot selv med gratis prøveversjon. Det vil bare ta et sekund, og jeg tror virkelig du vil like det du ser.